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7 maneras de hacer tu trabajo más eficiente

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7 maneras de hacer tu trabajo más eficiente

Para muchos es casi como el santo grial, conseguir trabajar más eficientemente es un gran tesoro por estos días y seguramente lo será por mucho tiempo.

Para el que logra encontrar el tesoro es todo un éxito, ¿cuánto sabemos del éxito? aquí tenemos 12 Reglas de éxito por Donald Trump.

Sin más preámbulo, pasamos directamente a las 7 maneras de hacer tu trabajo más eficiente.

1. Crear hábitos de puesta en marcha

En la mañana se presenta uno de los más grandes obstáculos para cualquier persona que quiere hacer su trabajo más eficiente.

Al inicio de la jornada laboral se agudiza la tendencia a la procrastinación, se postergan actividades relevantes, sustituyéndolas por otras que no lo son. Con el paso del día nos damos cuenta de que el tiempo necesario para una tarea importante que teníamos asignada, fue creciendo, y en muchas ocasiones finalizamos la jornada laboral con tareas incompletas.

Una forma de reducir la procrastinación del comienzo de la jornada laboral es crear hábitos amigables a la puesta en marcha del día laboral.

Esto se puede lograr con algunas sencillas actividades, por ejemplo el hábito de desayunar, se tarda un tiempo determinado en tomar un café, y cuando este se acabe es el momento de comenzar a trabajar.

Lo que se busca es crear el hábito de poner en marcha las tareas del día, si tenemos como referencia ciertas actividades como tomar un café, leer la noticias, revisar el portafolio de inversiones, etc. Resulta más sencillo tener un corte y un momento de inicio.

Otra manera de crear habitos de puesta en marcha al inicio de la jornada consiste en rodearnos de materiales de trabajo, una forma podría ser sentarse en el escritorio y eliminar todo tipo de distracción (celular, redes sociales) para solo dejar (libreta de tareas, anotaciones, etc.).

2. Realizar un “check list” a primera hora

Al inicio de la jornada podemos definir con claridad el rumbo de nuestro día laboral, esto nos ayudaría a reducir los tiempos perdidos por la indesicion y además nos evitaría tener que atender posibles contratiempos.

Podemos tener un día laboral completamente desorganizado que nos deje como resultado una productividad casi “nula” o podemos realizar un check list a primera hora, de manera que nuestro día quede organizado con tareas y prioridades correctamente enlistadas.

En el primer párrafo se mencionó que un check list nos ayudaría a evitar posibles contratiempos, bien, veamos de que se trata.

Este tipo de check list no es revisar y organizar nuestra libreta de tareas, consiste en informarse de posibles fallas o carencias en nuestro producto o servicio y dar una rápida solución a estos. Esta tarea nos evitaría tener que responder al reclamo de los clientes.

Para realizar un check list de este tipo, en algunos casos vamos a requerir de una junta, supongamos que atendemos el departamento de Marketing, entonces deberíamos reunirnos con el grupo y discutir fallas o carencias que puedan tener un abordaje y solución durante la primera hora del día.

En el caso que tengamos un trabajo independiente, seguramente ya conocemos las fallas o carencias de nuestro negocio porque las visualizamos el día anterior, lo ideal seria responder a ellas, pero también pueden surgir algunas nuevas y la manera de saberlo es revisando que todo funcione correctamente.

Luego de esto solo nos queda completar nuestra lista de tareas, es importante destacar que en este caso solo nos vamos a ocupar de atender fallas o carencias de nuestro producto o servicio que puedan tener una pronta solución.

3. Tomar más descansos

Debemos tomar más descansos, con toda seguridad, es así aunque muchas veces nuestra propia intuición o naturaleza nos indique lo contrario.

Verdaderamente, es algo en lo que pocos pondrán un voto de confianza como una de las formas de conseguir trabajar más eficientemente. Se podría decir que incorporar el hábito de tomar descansos es igual de difícil o aun más difícil que conseguir trabajar de manera más eficiente.

Está demostrado científicamente que el cerebro funciona en estado de alerta progresivo durante 90 a 120 minutos, pasada esa cantidad de tiempo el cerebro entra en estado de fatiga y su rendimiento decae considerablemente.

De una manera u otra tenemos que lograr que nuestras tareas se ejecuten en periodos de entre 90 a 120 minutos y tomar descansos de 20 minutos en el medio.

4. Medir la productividad en lugar del tiempo

Una de las principales razones por la cual buscamos hacer nuestro trabajo de manera más eficiente es reducir la cantidad de tiempo empleado en cada tarea, básicamente buscamos trabajar mejor invirtiendo la menor cantidad de tiempo posible, en fin, ser más productivos.

Uno de los principales errores que podemos cometer en la búsqueda de nuestro tesoro es medir el tiempo que nos tomamos en acabar con una tarea determinada, hacer esto nos llevara a la frustración, a pensar que somos incapaces de hacer algo de forma productiva, etc.

En lugar de medir el tiempo, vamos a medir la productividad. Si nos enfocamos en medir la productividad, vamos a notar un cambio en nuestra manera de responder a las tareas, es una técnica liberadora, nos va a hacer sentir más productivos y confiados en sí mismos.

Por ejemplo, supongamos que un día x tenemos 3 tareas diferentes por completar y que cada tarea tiene un grado de dificultad diferente.

De las 3 tareas podemos crear subtareas más pequeñas separándolas según el grado de dificultad de cada una, lo seguido es ejecutar cada pequeña tarea pensando en medir la productividad y no el tiempo.

5. Organizar la lista de tareas

La lista de tareas se convierte en uno de los pilares basicos del proceso para el aumento de eficacia laboral. Supongamos que se nos asigna como tarea un viaje, para poder completar el viaje vamos a necesitar indiscutiblemente un punto de partida A y un punto de llegada B, en el medio pueden ocurrir muchas cosas, parar para descansar o detenerse y atender cuestiones del punto A1, etc., la lista de tareas nos proporciona una suerte de ruta o GPS por la cual vamos a transitar durante el día.

Además, nos permite saber en que fase o etapa se encuentra el producto final al asignar un punto X a cada tarea, para hacer una pequeña analogía podemos pensar en la construcción de una casa, el punto A representaría las obras de albañilería, el puto B se podría asignar para las obras del circuito eléctrico de la casa. De esta forma, se sabe con lo que se cuenta y se visualiza lo que resta.

Un buen momento para crear nuestra lista de tareas es en la noche del día anterior, de esta manera, podemos comenzar el día atacando directamente desde nuestra lista de tareas, sin olvidar que el check list del punto 1 forma parte de la lista.

6. Crear hábitos para dejar de trabajar

Puede sonar contradictorio, pero si analizamos la consigna y la comparamos con lo que estamos buscando (trabajar más eficientemente), vamos a encontrar que la consigna cobra sentido y se relaciona con nuestra meta.

Buscamos trabajar menos, pero nos estamos olvidando que hacer con el tiempo que nos sobra si logramos trabajar de manera más eficiente, por lógica nos sobraría una porción de tiempo.

Esto es interesante porque vamos a plantearlo de forma inversa a lo que intuimos, es decir, en lugar de pensar que hacer con el tiempo que nos sobre vamos a pensar como crear hábitos para dejar de trabajar.

Esta técnica consiste en asignar momentos del día que nos alejen de las tareas, la hora del almuerzo podría ser uno de esos momentos, una salida al parque, reunirse con amigos, asistir a eventos, tomar una ducha de relajación, etc.

7. Reorganizar la lista de tareas

Ya se habló sobre como nos puede ayudar una lista de tareas en nuestra meta de trabajar de forma más eficiente, pero, si nuestra lista de tareas tiene un punto de partida A y un punto de llegada B, habíamos asumido que en el medio podríamos tener distintas paradas A1,2,3 (tareas), una de las posibilidades es que una de esas paradas sea algún imprevisto.

Ante un imprevisto podemos acabar con tirar por la borda toda planificación, excepto que abordemos el imprevisto de la manera más inteligente posible.

Volvemos a asumir que ya tenemos una lista de tareas creada y que nos encontramos en la ejecución de las tareas, surge un imprevisto en medio del camino.

¿cómo abordar el imprevisto?

La mejor manera es ampliar el campo de visualización entre el imprevisto y las tareas que ya teníamos programadas, una vez que se tiene todo agrupado el próximo paso es analizar costos y beneficios de cada tarea incluyendo el imprevisto.

No siempre los imprevistos son malos, si se los analiza bien, pueden ser mejores incluso que las propias tareas ya programadas para ese día.

Para que esto funcione tenemos que tener claridad y ser rápidos en el momento de analizar y comparar, no podemos olvidarnos que nuestra jornada laboral o mejor dicho nuestro tiempo es reducido.

Conclusión

Podemos hacer nuestro trabajo de manera más eficiente, si algo se le puede agregar a la lista de 7 maneras de hacer tu trabajo más eficiente es que para lograrlo vamos a necesitar de la voluntad, la determinación, y en algunos casos de la fe, pero antes que cualquiera de estas necesitamos del deseo.

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MUCHAS GRACIAS!
SABÍAS QUE...
Las estadísticas indican que, en promedio, el 80% de las Pymes fracasa antes de los cinco años y el 90% de ellas no supera la barrera de los 10 años.
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